Auditoría de oficios
La auditoría anual que el artículo 482 ter del Código Orgánico de Tribunales exige a notarías, conservadores y archivos judiciales.
A quién aplica
A los oficios con ingresos anuales sobre 2.400 UF, según el Decreto 102 del Ministerio de Justicia. Y, antes de un traspaso del cargo, a cualquier oficio que no haya sido auditado en los últimos cinco años, cualquiera sea su nivel de ingresos.
Qué revisa
- Atención al público. Horarios, tiempos de espera, reclamos y acceso a la información.
- Uniformidad de actuaciones y diligencias. Que un mismo trámite se haga y se cobre igual todos los días: aranceles, repertorio, protocolo, índices y firma electrónica.
- Balance y estados financieros. Las cuentas del oficio, conforme al marco contable que le aplica.
Cada componente tiene criterios, evidencia y conclusiones propias, en un solo informe.
Plazos y destinatarios
El informe se remite al Fiscal Judicial de la Corte Suprema y al fiscal judicial de la Corte de Apelaciones respectiva hasta el mes de junio del año siguiente, y la Fiscalía Judicial lo publica en su sitio. Una misma empresa no puede auditar el mismo oficio dos períodos consecutivos.
Auditoría de traspaso
Antes de que el titular deje el oficio, los fiscales judiciales requieren una auditoría en los mismos términos, con independencia de los ingresos. El informe acompaña la entrega del oficio al sucesor.
Cómo se hace
- Encargo. Carta con alcance, plazos y destinatarios. Se verifica qué empresa auditó el período anterior.
- Trabajo en el oficio. Pruebas sobre repertorio, protocolo, aranceles, caja y atención, coordinadas con el titular para no interrumpir la atención al público.
- Informe. Un informe por componente, revisado y firmado por el socio. Se discute con el titular antes de emitirlo.
- Entrega. Remisión a la Fiscalía Judicial, con constancia, antes de junio.